Klauzula informacyjna

dla osób współpracujących z LGD "Krasnystaw PLUS"

1. Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbiera Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Krasnystaw PLUS, 22-300 Krasnystaw ul. Matysiaka 7 jako administrator danych osobowych. Informacja wskazuje na sposób, w jakie są one wykorzystywane, a także praw związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych.
W celu prowadzenia działalności Stowarzyszenie zbiera i wykorzystuje informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane również "danymi osobowymi"), w tym informacje o beneficjentach pomocy (osoby fizyczne, spółki, jednoosobowe działalności gospodarcze, organizacje pozarządowe).
W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych pragniemy Państwa w przejrzysty sposób poinformować:

• dlaczego i w jaki sposób Stowarzyszenie gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe;
• na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz
• jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z tym przetwarzaniem.

2. Zakres informacji

W niniejszej klauzuli Stowarzyszenie informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych („przetwarzania”) w odniesieniu do osób fizycznych będących:

• a) Beneficjentami pomocy, w tym potencjalnymi beneficjentami,
• b) pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich beneficjentów oraz
• c) innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach organizacji przedsięwzięć realizowanych przez Stowarzyszenie

3. Rodzaje danych osobowych

3.1 Dane podawane przez osoby współpracujące z LGD

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Stowarzyszeniem, mogącą polegać w szczególności na: przyjmowaniu wniosków o przyznanie pomocy, przyjmowaniu kwestionariuszy związanych z organizacją aktywności społecznych, doradztwa dla beneficjentów, zawieraniem umów na wykonanie zleconych czynności możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

• a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
• b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
• c) numer PESEL,
• d) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
• e) stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
• f) numer rachunku bankowego.

W przypadku przekazywania danych bezpośrednio pomiędzy Państwem a Stowarzyszeniem, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów dalszego procedowania wniosków o przyznanie pomocy, zakwalifikowania do organizowanych przedsięwzięć lub udzielenia doradztwa oraz obsługi współpracy pomiędzy Państwem oraz Stowarzyszeniem.
Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez Stowarzyszenie (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości zakwalifikowania Państwa na wyjazd studyjny lub rozpatrywania wniosku o przyznanie pomocy).

3.2 Dane zbierane z innych źródeł

Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez beneficjentów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.
Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Stowarzyszeniem a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

4. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych

4.1 Podstawy prawne przetwarzania danych

Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

• a) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej ze Stowarzyszeniem.
• b) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań wynikających z procedur oceny wniosków
• c) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (dotyczy to przypadków udostępnienia danych beneficjentów, pracowników, współpracowników itp. na żądanie właściwych organów lub sądów);
• d) przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych spraw Stowarzyszenia lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności. Należy pamiętać, że podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością.

Takimi „uzasadnionymi interesami” są:

• I. zawieranie i wykonywanie umów z beneficjentami pomocy będącymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej lub osobami prawnymi;
• II. ustalanie lub dochodzenie przez Stowarzyszenie roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności statutowej, a także obrona przed takimi roszczeniami;
• III. weryfikacja Beneficjentów pomocy w publicznych rejestrach;
• IV. kontakt z beneficjentami pomocy, uczestnikami aktywności prowadzonymi przez Stowarzyszenia, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów beneficjentów i osób współpracujących lub korzystających z pomocy służących umożliwieniu kontaktu Stowarzyszenia z w/w osobami;

4.2 Cele i okresy przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione cele, jakie realizuje Stowarzyszenie poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza.

Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Stowarzyszenie dla celów ustalania lub dochodzenia roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 6 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.
Stowarzyszenie przetwarza dane w sposób ręczny oraz elektroniczny.

5. Środki zabezpieczające dane osobowe

Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych. Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania. Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu najnowszego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.

6. Przekazywanie danych osobowych

Dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 4.2 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne tj. oceny wniosków i przyznania pomocy, zweryfikowania poprawności realizacji projektu, kontroli itp. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:

• a) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Stowarzyszenia, takie jak np. usługi obsługi prawnej i informatycznej
  Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Stowarzyszenie. Stowarzyszenie ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność.
• b) wszelkie krajowe organy administracji publicznej (np. Policja, organy kontroli państwowej), organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie;
• c) dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
• d) firmy transportowe i spedytorskie;
• e) Urząd Marszałkowski województwa Lubelskiego;
• f) inne instytucje finansujące projekty realizowane przez Stowarzyszenie.

6.1. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Nie przekazujemy danych do odbiorców w państwach trzecich, Jeżeli w przyszłości taki transfer danych będzie miał miejsce, poinformujemy o tym w niniejszej informacji, jak również zapewnimy, aby dane były odpowiednio zabezpieczone.

7. Prawa przysługujące Państwu i korzystanie z nich

7.1. Przysługujące prawa

Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Stowarzyszenie. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 7.2 poniżej. Stowarzyszenie niezwłocznie skoryguje takie informacje.

Ponadto, mają Państwo prawo do:

• a) wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Stowarzyszenie uzyskało taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
• b) żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• c) żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• d) wyrażenia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Stowarzyszenia lub strony trzeciej;
• e) przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych do Stowarzyszenia w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Stowarzyszenia i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.

Stowarzyszenie będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie zobowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

W odpowiedzi na Państwa żądanie Stowarzyszenie może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Stowarzyszeniu lepiej zrozumieć sytuację. Stowarzyszenie dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.

7.2. Korzystanie z przysługujących Państwu praw

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość e-mail na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., lub skontaktować się ze Stowarzyszeniem korespondencyjnie pod adresem Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Krasnystaw PLUS, ul. Matysiaka 7, 22-300 Krasnystaw z adnotacją „Ochrona danych osobowych”. Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Stowarzyszenie przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej. Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Stowarzyszenia, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail). Zachęcamy do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.

8. Aktualizacje klauzuli informacyjnej

Niniejsza klauzula została zaktualizowana i zatwierdzona przez Zarząd LGD w dniu 21.05.2018 roku i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, lub zmienią się procesy zachodzące w Stowarzyszeniu. Wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej w kontaktach przez Stowarzyszenie.